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IT IS Intranet-Lösungen - Reisekostenabrechnung
Reisekostenabrechnung
Und jetzt für alle: Reisekosten leicht und schnell erfasst, genehmigt und gebucht.
Am Monatsanfang haben die Buchhalter häufig neben den normalen Aufgaben auch die Reisespesenabrechnung auf der Agenda. Schön wäre es, wenn dabei schon so viel wie möglich vorbereitet ist.

Das geht jetzt: Die Daten werden von den Reisenden von überall auf der Welt direkt in die NAV-Datenbank erfasst. Die so gewonnenen Informationen stehen damit sofort für Fakturierungsläufe zur Verfügung. Auswertungslisten und Abrechnungen können ebenfalls direkt verarbeitet werden.

Die IT IS Reisekosten-Lösung erlaubt jedem Mitarbeiter sofort von unterwegs oder am Monatsende seine Reisekosten zu erfassen. Zur Erleichterung der Erfassung sind bereits Eckwerte wie zum Beispiel eine Kilometerpauschale im System vorgegeben und der Betrag der Vergütung mit dem eigenen PKW wird nach Eingabe der gefahrenen Kilometer automatisch errechnet.


Die Reisekostenabrechnung wird vom Reisenden erstellt, die Details zur Reise werden eingegeben und gegebenenfalls kann der Mitarbeiter gleich die Belege zum Nachweis der jeweiligen Ausgabe anhängen. Später werden die Belege für die Buchhaltung eingescannt, auf das Portal geladen und mit der eingegebenen Reise verknüpft.

Der jeweilige Reisende bekommt bereits beim Ausfüllen eine Übersicht seiner Reisekosten und seiner Belege. Wenn der Reisende mit der Erfassung aller seine Reisen für den Betrachtungszeitraum - üblicherweise der aktuelle Monat - fertig ist, können diese zur Prüfung und Freigabe übermittelt werden. Ansonsten bleibt der Vorgang offen und es können für den aktuellen Zeitraum noch weitere Reisen eingegeben werden. Alle Reisen werden dann gesammelt zur Überprüfung gesendet.

Autorisierte Mitarbeiter kontrollieren und genehmigen die Kostenaufstellung oder lehnen diese dann ab. Die Prüfer sehen alle Reisekostenabrechnungen von allen Mitarbeitern in einer Liste und können Details betrachten.

Erst nach einer Genehmigung werden die Kosten weitergegeben. Falls die Reisekosten aber abgelehnt werden, muss der Reisende Änderungen durchführen und die Abrechnung erneut an den Prüfer senden. Bei Freigabe wird in NAV dann eine kreditorische Rechnung erstellt.