Alle Dokumente am richtigen Platz - Automatisch
Die Vorteile liegen auf der Hand: Keine individuellen Ordnerstrukturen auf privaten Laufwerken, sondern eine einheitliche Struktur, mit der jeder vertraut ist.
Die Verbindung zu ITISeasy.business schafft hier einen Mehrwert.
Sie kennen die Situation: Rechnungen stecken im E-Mail-Posteingang fest, sind nicht abgelegt und Sie suchen verzweifelt danach? Mit ITISeasy.business und ITISeasy.docs gehören solche Situationen der Vergangenheit an.
Ordnerstruktur
Die Ordnerstruktur in ITISeasy.docs kann sowohl manuell als auch automatisch befüllt werden. Die automatische Befüllung funktioniert nur, wenn ein Geschäftssystem wie ITISeasy.business verbunden ist und die Konfiguration für automatische Dokumentenuploads eingerichtet ist.
Automatischer Upload
Jeder Bericht, der für den automatischen Upload konfiguriert wurde, wird ohne zusätzliche Aktion in den entsprechenden Ordner abgelegt. Der Link zu ITISeasy.docs wird automatisch generiert und an das Angebot/die Bestellung/die Rechnung angehängt. Hier wurde beispielsweise ein Verkaufsvertrag (SO0028) in ITISeasy.docs hochgeladen.
Mit dieser Funktion werden keine Dokumente mehr vergessen oder in den falschen Ordner verschoben!
Ablage
Der Vertrag wird im Ordner abgelegt. Bei Dokumenten, die nicht eindeutig sein müssen, besteht auch die Möglichkeit, mehrere Versionen des Dokuments hochzuladen. Die Version wird auf dem Dokument angezeigt, um Missverständnisse zu vermeiden.
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Konfiguration in ITISeasy.business
Damit der automatische Upload funktioniert, müssen beide Systeme wissen, welche Ordner befüllt werden sollen und wann.
Im gezeigten Beispiel werden alle erstellten Angebote von ITISeasy.business automatisch in ihren jeweiligen Angebotsordnern auf der Kundenseite abgelegt, wobei der definierte Berichtsname angehängt wird.
Dies stellt sicher, dass beispielsweise keine individuelle Ordnerstruktur für jeden Kunden erstellt wird, die nur dem Ersteller vertraut ist, und die Berichte für andere auf ungewohnte Weise benannt sind.
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