Dokumente automatisch am richtigen Ort haben
Die Vorteile liegen auf der Hand: Keine individuellen Ordnerstrukturen auf privaten Laufwerken sondern eine einheitliche Struktur in der sich jeder auskennt.
Die Verbindung zu ITISeasy.business schafft hier den Mehrwert
Sie kennen die Situation: Rechnungen liegen noch im E-Mail Postfach, wurden nicht abgelegt und Sie suchen diese verzweifelt? Mit ITISeasy.business und ITISeasy.docs gehören solche Situationen der Vergangenheit an.
Die Ordnerstruktur
Die Ordnerstruktur in ITISeasy.docs kann sowohl manuell als auch automatisch befüllt werden. Die automatische Befüllung funktioniert nur wenn ein Business-System wie ITISeasy.business angeschlossen ist und die Konfiguration zum automatischen Upload der Dokumente eingerichtet ist.
Der Upload
Jeder Bericht der zum automatischen Upload konfiguriert wurde, ist ohne zusätzlichem Zutun im jeweiligen Ordner hinterlegt. Der Link zu ITISeasy.docs wird automatisch erstellt und am Angebot/Auftrag/Rechnung generiert. Hier wurde ein Verkaufsvertrag (SO0028) nach ITISeasy.docs hochgeladen.Mit dieser Funktion werden keine Dokumente mehr vergessen oder in den falschen Ordner abgelegt!
Die Ablage
Der Vertrag wird im Ordner aufbewahrt. Eine weitere Option im Fall von Dokumenten, die nicht einzigartig sein müssen, können auch mehrere Versionen des Dokuments hochgeladen werden. Die Version wird am Dokument angezeigt um keine Verwechslungen zu erzeugen.
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Konfiguration
Konfiguration in ITISeasy.business
Damit der automatische Upload funktioniert, müssen beide System wissen welche Ordner sie wann zu bespielen haben. Im Beispiel im Screenshot werden alle erstellten Angebote aus ITISeasy.business automatisch in den jeweiligen Angebotsordner auf der jeweiligen Kundenseite abgelegt und mit dem definierten Berichtsnamen versehen.
Somit kann ausgeschlossen werden, dass beispielsweise pro Kunde ein individuelle Ordnerstruktur entsteht in der sich nur der Ersteller auskennt und die Berichte für andere ungewohnt benannt sind.
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