ITISeasy Personal Management
Egal, ob es sich um Urlaub, Anwesenheitszeiten oder Termine handelt. Mit unseren Modulen können Sie alle mitarbeiterbezogenen Themen wie in einer Personal Software einfach verwalten
Machen Sie es jetzt richtig und managen sie Ihr wichtigstes Kapital: ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
In typischen Geschäftsabläufen gerät manchmal etwas aus dem Blickfeld: Es geht nicht nur darum, gut und zuverlässig mit Kunden und Lieferanten zu arbeiten, nicht nur darum, den Überblick über Lagerbestände, Produktion oder Projektmanagement zu behalten und natürlich auch nicht nur um die Finanzen. Es geht auch um Ihre wertvollsten Teammitglieder, die alles in Ihrem Unternehmen am Laufen halten. Mit ITISeasy.business haben Sie das beste Open-Source-ERP-System, um alle wichtigen Werkzeuge zur Anleitung und Verwaltung von Mitarbeitern zu haben, angefangen bei der Auswahl und Einstellung bis hin zur Vertragsverwaltung, Mitarbeitergesprächen und Kompetenzmanagement.
Aber auch die Verwaltung klassischer Mitarbeiteraufgaben lässt sich mit ITISeasy.business hervorragend lösen: Im Gegensatz zur Odoo Personal Lösung in Enterprise ist sowohl die Anwesenheitszeiterfassung, die heute für jedes Unternehmen zwingend vorgeschrieben ist, wie auch der Urlaubsprozessmit der typischen Genehmigung, der Verwaltung der Zeiten und der Frage nach dem Urlaubsvortrag in das nächste Kalenderjahr ist mit ITISeasy.business für sehr viele Unternehmenssituation bereits schon vollständig abgebildet. Dazu weiter unten detailliertere Informationen.
Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns jederzeit zu kontaktieren und von unserer Expertise zu profitieren. ITISeasy.business - Ihr bestes ERP-System für mittelständische Unternehmen.
Wenn Zeit Geld ist: ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich Präzision verdient.
Häufig werden die Mitarbeiter eines Unternehmens nach ihrem working time module vergütet. Das bedeutet, dass man am Anfang im ERP festlegt, wie die geleistete Anwesenheit zu einem bestimmten, entsprechenden Vergütungsbetrag führt. Heutzutage gibt es dabei viele Modelle: ob Teilzeit, Schichtarbeit oder Mehrleistungen und auch der Abbau von angeordnete Überstunden: alle diese Bereiche tragen bei der Personalabrechnung zur Ermittlung des Auszahlbetrag bei an den Arbeitnehmern bei. Deshalb ist es notwendig, hier eine ordentliche Buchführung durchzuhalten, was im Odoo Standard leider nicht der Fall ist.
In vielen Fällen werden Zeiten, Urlaubsansprüche oder andere Kennzahlen einfach überschrieben und nicht entsprechend dem
Posten Prinzip ermittelt. Dadurch lässt sich später kaum nachvollziehen, wie ein bestimmter Zeit-Saldo zustande gekommen ist. ITISeasy.business arbeitet hier vollständig neu und korrekt. Hier wird für jeden Anwesenheits- oder Abwesenheits-Eintrag eine entsprechende Zeitbuchung erstellt. Damit kann später nachvollzogen werden, wie sich das Zeitkonto verhalten hat. Mögliche Unstimmigkeiten werden so schon von Anfang an eliminiert, und der Transparenz der Zeiten wird somit nachvollziehbar und richtig Rechnung getragen.
Dies ist einer der Gründe, warum es ITISeasy.business gibt .
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Auch fürs Homeoffice geeignet:
Die Anwesenheitszeit-Erfassung von ITISeasy.business
Kennen sie noch die Zeiten, als die Kolleginnen und Kollegen abends an der Stechuhr warteten, bis die jeweilige Stunde gekommen war? Manchmal bildeten sich richtige Schlangen, weil der Kasten nur im Abstand von 15 Minuten stempelte. Als Berufsanfänger war man überrascht, dieses zu sehen.
Das ist heute anders: mit ITISeasy.business in Verbindung mit einem Zeitkartenterminal, direkt am PC oder dem Mobiltelefon kann jeder Mitarbeiterin und Mitarbeiter schnell und einfach melden, wenn er da ist, ob sie oder er gerade Pause macht, oder das Unternehmen für heute verlässt. Im Gegensatz zum odoo Standard prüft die Applikation aber ab, ob man sich zeitlich im jeweiligen Standard- Arbeitszeitmodell befindet, oder ob eine ungewöhnliche Situation durch zeitliche Abweichung vorliegt. In diesem Fall wird ITISeasy.business fragen, welcher Grund dafür vorliegt, dass diese Abweichung vorkommt. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, aus einem Menü einen Grund auszuwählen. Hiermit kann die Personalabteilung informiert werden, ohne das eine persönlichen Vorsprache in diesem Fall notwendig ist.
Aber ITISeasy.business kann noch mehr:
Mitarbeiter können die erweiterte Ansicht beim Ein- oder Ausstempeln überprüfen, um den aktuellen Stand ihres persönlichen Arbeitszeitkontos in diesem Moment zu sehen. Dies hilft, häufige Anfragen an die Personalabteilung zu minimieren.
Die Zeiterfassung von ITISeasy.business arbeitet hervorragend mit aktuellen Tablet-PCs, Handys oder dem PC zusammen. Mit einem RFID Leser oder einem Barcode Scanner kann der Vorgang auch auf einen Pieps zum Ein- oder Auschecken reduziert werden. Damit zieht ITISeasy.business mit den professionellen Zeitkarten-Erfassungsterminals gleich und lässt sich darüber hinaus auch noch an den aktuellen Ablauf des jeweiligen Unternehmens anpassen: Mehr Flexibilität finden sie sonst nirgends.
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Ihr Unternehmen wird anziehend für neue Kolleginnen und Kollegen: Denn Ihre Webseite wird zum Einladungs-Bereich
Während die einen der "guten alten Zeit" nachtrauern, freuen sich viele andere über die neue Angebotssituation auf dem Arbeitsmarkt. Viele offene Stellen und oft zu wenig Anwärter machen es möglich. Dies stellt für die Unternehmen und die HR heutzutage eine neue Herausforderung dar. Um die besten Talente zu finden, muss man sich von den Markt-Begleitern abheben. Dabei spielt die Internetpräsenz des Unternehmens eine immer stärkere Rolle: hier stellen sich das Unternehmen und die jeweilige ausgeschriebene Position im besten Lichte dar. Das Unternehmen welches hier umfassend über die Anforderungen und Möglichkeiten der Arbeitsstelle informiert, hat die Nase vorn. Bewerberin oder Bewerber werden so mit den notwendigen Informationen versehen, um die Entscheidung für eine Bewerbung beim Unternehmen zu fällen.
Und das sollte heute so gehen, dass es nur noch einige Antworten und einen Klick bedeutet, um die Bewerbungsunterlagen hochzuladen. Außerdem sollte der Bewerberbereich ermöglichen, dass Kandidat/innen Ihre Fragen zum jeweiligen Job stellen können. Mit ITISeasy.business haben sie dieses Ziel schon erreicht.
Auf der internen Seite des Bewerbungsvorgangs hat die Personalabteilung ein automatisches Management des Bewerbungsworkflows zur Hand: Mit einem übersichtlichen Dashboard und einer Kanban-Ansicht können die jeweiligen Stufen des Bewerbungsprozesses jederzeit übersichtlich dargestellt werden. Die Entscheidung zum Vorstellungsgespräch wird somit einfach durch ein Verschieben des Bewerbungsvorgangs im Kanban dargestellt. Automatische E-Mail-Versendeprozesse unterstützen die Kommunikation mit den Kandidatinnen und Kandidaten.
Während wir neue Funktionen für Sie erstellen, werfen Sie einen Blick auf unsere bewährten Module unserer Personal Software.
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Wenn man sich einig wird: der Arbeitsvertrag und der Weg dahin
Er hat eine fundamentale Bedeutung für jedes Beschäftigungsverhältnis: der Arbeitsvertrag regelt, wie andere Verträge auch, wie die beiden Parteien zusammenarbeiten wollen. Er kann sowohl mündlich wie auch schriftlich vereinbart werden, und befristet oder unbefristet geschlossen werden. Auch die zeitliche Verpflichtung (Teilzeit/Vollzeit) und ob es ein MiniJob, ein Ausbildungsvertrag oder eine spezielle Vereinbarung für besondere Situationen ist: Alleine bei diesen wenigen Attributen zeigt sich, wie vielfältig die Anforderung ist, dies in einem ERP-System abzubilden.
In ITISeasy.business soll nämlich der realen Vertragssituation in Form von Zeitbuchungen , Urlaubsanspruch ,Arbeitszeit, und Schichtmodell, sowie Vertragswechseln und Beginn und Ende des Vertrages Rechnung getragen werden. Im wahrsten Sinne des Wortes, denn diese Angaben sind abrechnungsrelevant und haben Einfluss auf die Auszahlung beim Arbeitnehmer. Während in odoo Enterprise diese Daten einfach munter überschrieben werden, ist bei ITISeasy.business eine Vertragsverwaltung der Standard.
Damit nicht genug: Das „echte“ Dokument, welches die Unterschrift der beiden Vertragsschliessenden enthält, liegt am besten auf ITISeasy.docs,dem angeschlossenen Dokumentenmanagement-System. Dort werden auch die anderen üblichen Arbeitspapiere gerne in der elektronischen Personalakte geführt. So können die Nachweise lückenlos erbracht und nachverfolgt werden.
Übrigens: Schon mit dem Einreichen der Bewerbungsdaten beginnt ITISeasy.business damit, den Personaldaten zu erfassen, damit die Informationen über die Kollegin und den Kollegen mit der Zeit vervollständigt werden. Dazu weiter unten noch mehr. Außerdem bietet ITISeasy.business für die personenbezogenen Daten auch verschiedene Reiterkarten, damit diese Daten nur von besonders berechtigten Personen angesehen werden können. Nichtsdestotrotz können alle Daten auch sofort wieder gelöscht werden, wenn der Anwärter oder Mitarbeiter dies fordert. Der Lebenszyklus wird somit eingehalten, und der gesetzlichen Aufbewahrungsrichtlinie kann ebenfalls Rechnung getragen werden.
Wie man Mitarbeiter begeistert: die Stärken verstärken und durch Weiterbildung Hilfestellung leisten
Viele Unternehmen haben heute erkannt, dass Mitarbeiter eine äußerst wertvolle Ressource für die Organisation sind. Daher ist es entscheidend, die individuellen Stärken der Mitarbeiter zu identifizieren und zu fördern. Dies trägt auch zur Bildung effektiver Teams bei. Darüber hinaus kann die Behebung von Defiziten durch Mitarbeitertraining äußerst vorteilhaft sein.
ITISeasy.business unterstützt die Personalabteilung schon zu Beginn mit Informationen darüber, welche die Ausbildung, die Erfahrung , und die Eigenschaften des Mitarbeiters in strukturierter Weise darzustellen. Damit lässt sich sehr gut ein Profil erstellen, und gibt der Personalabteilung die Informationen, um die jeweiligen Weiterbildungen als Maßnahmen für die Kollegin oder den Kollegen vorzuschlagen. Außerdem gibt ITISeasy.business ein Belohnungs- und Auszeichnungssystem an die Hand, mit der die Kolleginnen und Kollegen im Bezug auf ihre Arbeit gefördert und großartige Leistungen dargestellt werden können.
Wenn ein Mitarbeiter ein Schulungsprogramm abschließt, sei es innerhalb des Unternehmens oder an einer externen Einrichtung, erhalten sie oft ein entsprechendes Dokument, wie beispielsweise ein Zertifikat oder Diplom, das diese Schulung formell für zukünftige Referenzen festhält. Die digitale Personalakte ist der ideale Ort, um diese Dokumente zu speichern und sie mit dem Mitarbeiter zu teilen.
ITISeasy.business unterstützt aber auch alle Kolleginnen und Kollegen darin, sich in der Organisation zurecht zu finden. Hierzu ist an der Karte des jeweiligen Kollegen beziehungsweise Kollegin ein Organisations Diagramm, eingeblendet. Hierin lässt sich sehr schön erkennen, mit wem die jeweilige Kollegin im Bezug auf das Reporting zusammen arbeitet. Bei einen eventuellen Jobwechsel innerhalb des Unternehmens zieht der Mitarbeiter natürlich dann im Organisation-Diagramm auch mit um.
Ab in den Urlaub: auch diese Zeiten zählen wie Geld
Einen besonderen Wert haben die Macher von ITISeasy.business auf die Urlaubsverwaltung gelegt, denn: in der Odoo Enterprise Version ist diese Funktion nur auf die notwendigste Genehmigung von Urlauben reduziert, jedoch sind dabei nicht allen üblichen Anforderungen und Eventualitäten Rechnung getragen worden, die sich beim Urlaubsprozess ergeben. Anders bei ITISeasy.business. Hier ist die Urlaubsverwaltung komplett aus der Praxis übernommen worden und spiegelt detailliert wieder, welche typischen Vorgänge vorkommen können. Dazu gehört nicht nur die herkömmliche Eintragung von Erholungsurlaub, sondern auch die mögliche Gewährung von Sonderurlaub, der Ausgleich mit eventuell geleisteter Mehr-Arbeit, oder auch die Entnahme nur eines halben Urlaubstages, beispielsweise am Nachmittag.
Ein weiterhin gelegentlich vorkommender Vorgang ist, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter während der Urlaubszeit erkrankt oder wegen einer Notlage wieder arbeitet, und deswegen ein Teil des Urlaubs wieder auf das Urlaubs-Konto zurückgebucht werden soll. Weil ITISeasy.business die jeweiligen Posten für die Urlaubs-Entnahme und die Urlaubs-Vergabe einzeln mitschreibt, lässt sich so voll-transparent nachvollziehen, wie der aktuelle Urlaubsstand zustande kommt.
Bei der Urlaubsplanung und auch der Urlaubs-Inanspruchnahme ist häufig die Frage nach dem verfügbaren Resturlaub zu klären, der möglicherweise noch im alten Kalenderjahr angefallen ist oder aus dem nächsten Jahr entnommen werden soll. Durch die Verbindung mit der Anwesenheitszeiterfassung von ITISeasy.business kann so ein Maximum an Transparenz und Planungssicherheit entstehen.
ITISeasy.business hat hierfür das Konzept, dass der Urlaub flexibel vorgetragen werden kann. Im Standard geht dies bis zum Ende des ersten Quartal des nächsten Jahres (31.März). Genauso kann bereits schon vorab Urlaub eingeplant werden, wenn der jeweilige Resturlaub dafür ausreicht. Die einzelnen Regelung der Unternehmen, die häufig in Betriebsvereinbarungen niedergelegt sind, lassen sich durch Anpassungen am Standard natürlich ebenfalls abbilden.
Für die Teamleiter und die anderen Kolleginnen und Kollegen ist es natürlich sehr sinnvoll, zu sehen wann wer im Urlaub ist. Dafür bietet ITISeasy.business eine kalendarische Übersicht, worin die Urlaubszeiten der einzelnen Kolleginnen und Kollegen bereits eingetragen sind, sobald sie genehmigt worden sind. Damit hat jeder innerhalb eines Bereichs die Übersicht darüber, wer zurzeit abwesend ist.
Übrigens, ITISeasy.business kennt auch die aktuellen Feiertage und berücksichtigt diese bei der Urlaubsplanung. Außerdem kann ITISeasy.business über das Berichtswesen sehr schnell Auskunft geben, wie die Urlaubs-Lage im gesamten Unternehmen dargestellt ist.
Sehen Sie sich um und kontaktieren Sie uns!
Gerne bieten wir Ihnen weitere Informationen oder eine Demo von ITISeasy.business an.
Die digitale Personalakte: diese Papiere wollen gut verwaltet werden.
Wer einmal die Aktenordner und Stahlschränke der Personalabteilung eines mittelständischen Unternehmens gesehen hat, der weiß, wie wichtig und sensibel die Ablage der Personaldaten ist. Es erscheint somit völlig klar, dass die
Digitale Personalakte
eines Unternehmens ein sehr wichtiges Instrument ist, um die ganzen Unterlagen, die sich im Verlauf der Zeit eines Beschäftigtenverhältnis ergeben, digital, vollständig und sicher aufzunehmen. Hier bietet sich nur ein ausgewachsenes Dokumenten-Management-System wie ITISeasy.docs an.
Die sorgfältige Ablage und das Arbeiten mit Dokumenten geht schon beim Einstellungsprozess los: die Bewerbungsunterlagen von Bewerberinnen und Bewerbern enthalten persönliche und vertrauliche Informationen, die nur für die Personalabteilung und die beurteilende Person der Fachabteilung dargestellt werden sollen. Die gute Verbindung zwischen
ITISeasy.docs
und
ITISeasy.business
macht es möglich.
In ITISeasy.docs beginnt die elektronische Personalakte mit der Bewerbung. Ein Link in ITISeasy.business zeigt auf, wo die Unterlagen zu finden sind. Weitere wichtige Dokumente, wie der Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarungen, HomeOffice-Vertrag, KFZ- Nutzungsvertrag, Verpflichtung auf das Betriebsdaten-Geheimnis, und andere Dokumente, welche das Beschäftigungsverhältnis regeln, können hier abgelegt werden. Auch das Handbuch für die Firmen-Richtlinien, so wie andere Einstieghilfen für das OnBoarding der neuen Kolleginnen oder Kollegen dürfen hier verlinkt sein.
Sobald die Beschäftigung aufgenommen worden ist, ergeben sich eine ganze Reihe von laufenden Vorgängen in Verbindung mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin. Dies betrifft beispielsweise die Anwesenheitzeit, die Urlaubs- und Abwesenheitsmeldung wegen Krankheit oder andere Gründe, so wie die laufende Personalabrechnung. Auch hier zu liefert ITISeasy.docs eine bereits vor definierte Dokumentenstruktur, um die Ablage dieser anfallenden Belege strukturiert und eindeutig für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter gleichsam zur Verfügung zu stellen. Im Bedarfsfall können in dieser Struktur auch disziplinarische Dokumente oder Zeugnisse und Zwischenzeugnisse abgelegt werden.
Ein weiterer Bereich der elektronischen Personalakte betrifft die Weiterbildungsmaßnahmen, die aktuelle Leistungsentwicklung (Performance), die Ergebnisse von Schulungsmaßnahmen, externe Zertifikate, Incentivierung und Ablage von Dokumenten zur Verwaltung von geldwerten Vorteilen.
Das Teamwork ist entscheidend: Häufig werden die oben genannten Vorgänge nicht von einer Person im Unternehmen entschieden sondern kommen in Rahmen eines Ablaufs (Workflow) zur Überprüfung und Genehmigung. Auch in diesem Fall unterstützt ITISeasy.docs die Abbildung solcher Abläufe. In Verbindung mit ITISeasy.docs entsteht also eine sehr leistungsfähige Personal-Akte. Alle diese Möglichkeiten bietet ihnen die Odoo Enterprise Version nicht.
Umfrage: Wie sie herausfinden, was Ihre Belegschaft zu bestimmten Themen denkt
Das Umfragemodul von ITISeasy.business erlaubt es ihnen, sehr schnell und einfach bei ihren Kollegen und Kollegen nachzufragen , wenn sie ein allgemeines Meinungs- oder Stimmungbild in ihrem Unternehmen ermitteln wollen. Dies kann von einfachen Befragung zum Thema Mittagessen bis hin zur Bedarfserfassung und Meinungsbildung bei kompletten Umstellung im Unternehmen benutzt werden. Über mehrstufige, konditionale Abfragen - das heißt von der vorherigen Antwort abhängig Fragen - können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einfacher Weise in einem web-Poll ihre Meinung zum Ausdruck bringen.
Mit einem ausgeklügeltem Auswertung System, welches auch grafische Darstellung der Umfrageergebnisse enthält, erhalten die Fragesteller und ggf. die Befragten ein übersichtliches und schnelles Ergebnis der Umfrage. Infografiken unterstützen die Sicht auf die Umfrageergebnisse. Zwar gibt es das Umfragemodul bereits auch schon in der Version odoo Enterprise, aber in ITISeasy.business ist dieses Modul stark erweitert und verbessert worden. Dabei ist zum Beispiel jetzt möglich, Teile einer Umfrage durch duplizieren erneut wieder zu nutzen können. So sparen Sie sehr viel Zeit und insgesamt wird es dank ITISeasy.business eine runde Sache.
Die Mitarbeiterabrechnung: wenn Sozialversicherung, Krankenkasse und Lohnsteuern in Deutschland ihren Beitrag fordern.
Ein besonderer Punkt ist die Mitarbeiterabrechnung der Löhne, Gehälter und auch der Vergütungen für freiberuflich Mitwirkende in Ihrem Unternehmen. Durch die vollständige Finanzbuchhaltung die Sie in ITISeasy.business haben, ist die korrekte Verbuchung der Bruttolöhne, aber auch der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge wie auch in odoo Enterprise möglich. Allerdings entbehrt dieses Verfahren nicht einem gewissen Aufwand, denn die Betrachtung muss pro Kollegen und Kollegin erfolgen, und die unterschiedlichen Beitragssätze sowie die Ausnahmeregelungen bei den jeweiligen Arbeitsverhältnissen sind mit zu berücksichtigen.
Bei Änderungen beim Arbeitnehmer, die sich zum Beispiel durch die Konfession und das damit verbundenen Kirchengeld ergeben, aber auch durch Veränderungen, die den familiären Stand betreffen und damit eine Änderung von Steuern und Sozialabgaben nach sich ziehen, hilft ITISeasy.business durch die Darstellung des aktuellen Status am jeweiligen Mitarbeiter. Hier plant die IT IS AG jedoch, diese Vorgänge noch besser und nach dem Postenprizip zu gestalten, damit auch diese Änderungen klar ersichtlich werden.
Bei der Abrechnung sind außerdem die Zuschläge und Abschläge, zum Beispiel durch die Gewährung geldwerter Vorteile, Tankgutscheine, vermögenswirksame Leistungen und weitere Faktoren relevant. Die Buchungen sind ohne weitere in ITISeasy.business darzustellen und die Abführung der Steuern und Abgabenlassen sich per Banklauf leicht durchführen.
Für den Bereich Personalwesen ergibt sich durch die Verwendung der Lohnbuchhaltung und die Abrechnung der Stundennachweise bei Freiberuflern sowie der Provisionsabrechnung für Vetriebskollegen eine integrierte Transparenz. Mit diesen Daten könnten die Kosten für das Unternehmen dem Ertrag, den der einzelne Kollege oder Kollegin beisteuert, ins Verhältnis gesetzt werden, sofern die Ertragswerte direkt ermittelbar sind. Dann kann die unternehmerische Gesamtkostenrechnung ansetzen, die für die Dienstleistungen und Produkte gute Daten darstellt. Somit ist es leichter möglich, das Unternehmen als Ganzes zu steuern und auf neue Aufgaben vorzubereiten.
Starten Sie noch heute
mit Ihrer Dokumentenverwaltung
Unsere Produkte werden Ihnen hier noch einmal geordnet aufgelistet.
Das Berichtswesen: um den Überblick zu behalten und in die Details gehen zu können.
Ein anderes Element der Unternehmenssteuerung ist sicher das Berichtswesen, welches auch beim Personalbereich eine sehr wichtige Komponente darstellt. Mit ITISeasy.business erhalten Sie alle wichtige Kenndaten des Personalbereichs sofort und aktuell. Dazu gehören Auswertungen der Anwesenheit und Abwesenheit und Urlaubslisten genauso wie die Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Management-Dashboard, die Urlaubslisten und auch die Buchungen der Löhne und Gehälter als Lohnjournale. Hier lassen sich natürlich auch Lohnzettel für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Lohnlisten pro Monat anfertigen. Auch die Gesamtsumme der Ausgaben für Personal, Weiterbildung und weitere Lohnnebenkosten sowie die Verwaltung von Dienstfahrzeugen oder Dienstfahrädern ist auf diese Weise möglich.
Weitere Features zeigen wir Ihnen hier im Video
Klicken Sie sich rein und überzeugen sich selbst!
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