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ITISeasy.docs Connector

Unsere Erweiterung erlaubt Ihnen die Kombination von ITISeasy.business mit ITISeasy.docs - sprich die Kombination Ihres ERP-Systems mit einem vollwertigen Dokumenten-Management-System (DMS).

Belege werden direkt aus dem ERP-System in das DMS hochgeladen.

Dokumenten-Management für Ihr ERP

Zwei Welten, eine gemeinsame Aufgabe: Das Beste für Ihr Unternehmen zu schaffen

Dokumente im DMS ablegen

Das Modul erweitert die Druckoption der Menüleiste mit einer zusätzlichen Option zum Hochladen von Dokumenten zu IT IS easy docs.  Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt aus IT IS easy business in das Dokumentenmanagement-System abzulegen  und somit der Beleg-Nachweisführung einen Riesenschritt entgegenzukommen.

Die Exportergebnisse finden Sie in einer eigenen Ansicht und können dort eine CSV-Datei runterladen, welche dem Steuerberater übergeben werden kann.

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Eigenschaften von Dokumenten

 Beim Hochladen können Sie Metadaten, bzw. zusätzliche Informationen zu dem Dokument hinzufügen.

Neben dem Titel kann beispielsweise auch eine Beschreibung angegeben werden. Die eingetragenen Daten werden an das DMS übertragen und in den Dokumenteneigenschaften hinterlegt. Dies dient einer besseren Zuordnung oder Suchmöglichkeit Ihrer Dokumente.

Nach dem Hochladen wird auf der jeweiligen Detailansicht eines Vorgangs (Angebot/Auftrag/Rechnung/Bestellung) ein Dokumentenlink angezeigt, über den das Dokument direkt aufgerufen werden kann.
Das Hochladen kann über entsprechende Konfiguration auch automatisch erfolgen, so dass keine User-Aktion mehr erforderlich ist. So kann zum Beispiel beim Buchen der Rechnung der Rechnungsbeleg automatisch abgelegt werden.

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Dropzone für einfaches drag & drop

 
Viele Bereiche von IT IS easy business verfügen mit der Installation des Moduls bereits über einen  Button "Dokumente öffnen". Ein Klick darauf bietet die Möglichkeit, mit dem DMS direkt aus Ihrem ERP-System zu arbeiten.

Dafür öffnet sich ein Fenster - die Dropzone. So können Sie -  zum Beispiel - eine Datei per Drag & Drop aus einem lokalen Systemordner in den entsprechenden Ordner zu ziehen, ohne zusätzlich das Dokumenten-Management-System (DMS) öffnen zu müssen. Sie können über die Dropzone auch neue Ordner erstellen oder Dokumente in der Vorschau betrachten.
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ITISeasy.business - die Komplettlösung für ihr Unternehmen

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Die Dokumentenbibliothek im DMS

Die hochgeladenen Dokumente, werden in ITISeasy.docs entsprechend der hinterlegten Konfiguration und Ordnerstruktur abgelegt. Die Anlage der Site im DMS erfolgt automatisch aus ITISeasy.business heraus, auf Basis Ihrer Einstellungen in der Modul-Konfiguration. In ITISeasy.docs selbst steht der volle Funktionsumfang, inklusive Suche und Verwaltung von Dokumenten, Workflows und Sharing zur Verfügung.
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Direktvorschau der Belege

Ihre Dokumente wie .pdf, .txt. csv und die meist verwendeten Imagefiles wie .png, jpg etc. können in der Vorschau direkt betrachtet oder auch wieder lokal heruntergeladen werden. Dies alles passiert direkt in dem ERP-System, ohne dass die Dokumente heruntergeladen werden müssen.


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