ITISeasy Projekt - Management
Unser Projektmanagement Modul unterstützt Sie bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten. Dank zahlreicher Features und zusätzlicher Project Add-Ons haben Sie Ihr Projekt jeder Zeit voll im Griff. Umfassende Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten bieten zudem elementare Grundlagen für eine aussagekräftige Betrachtung Ihrer abgeschlossenen Projekte.
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Ihr Projekt in der Umsetzung: mit unserem Projektmanagement Modul und dank zahlreicher Add-Ons eine runde Sache!
In diesem Video stellen wir Ihnen unser Projekt - Modul, sowie einige Add-Ons dazu vor!
Von der Besprechung zur Umsetzung
Gute Projekte zeichnen sich durch gute Kommunikation aus! In regelmäßigen Meetings werden Ziele festgelegt, Aufgaben definiert und Mitarbeitern zugeordnet, sowie Vereinbarungen mit Kunden zum Leistungsumfang und Zeitplan getroffen.
Unser Feature für Meeting Minutes ermöglicht Ihnen, mittels Vorlage, schnell und einfach die Inhalte Ihrer Meetings zu dokumentieren, definierte Aufgaben als To Dos separat aufzulisten und diese direkt als Tasks für die betreffenden Mitarbeiter ins System zu übertragen.
Damit Sie Ihrem Kunden ebenfalls eine Übersicht der getroffenen Vereinbarungen zukommen lassen können, erlaubt unsere Funktion zudem, aus dem erstellten Protokoll eine ODT oder PDF Datei für den Versand per e-mail zu kreieren.
Projekte strukturieren
Neben der Hinterlegung von Kunden und Kostenstellen, sowie der Erstellung von Projektseiten mit ITISeasy.docs, sind weitere Einstellungen möglich.
Es kann beispielsweise definiert werden, ob die geplante Zeit überschritten werden darf oder nicht. So ist der Projektmanager rechtzeitig informiert, und kann entscheiden, ob zusätzliche Zeiten eingeplant werden müssen.
Es kann an jedem Task, aber auch an Projekten ein Ablaufdatum definiert werden, falls z.B. Kontingente zu einem bestimmten Termin verfallen.
Projektkategorien
Für eine eindeutige Zuordnung und einen besseren Überblick können Projekte in Kategorien eingeteilt werden und jeweils mit einer eigenen Default-Farbe geknnzeichnet werden.
Außerdem können Sie per Einstellung definieren, welche Projekte per Default eingeblendet werden sollen oder nicht.
Gerade bei zahlreichen zeitgleich laufenden Projekten ist dies sehr hilfreich um den Überblick zu behalten.
Aufgaben in Kanban-Ansicht
In der Kanban-Ansicht erhalten Sie direkt einen Überblick über Fälligkeiten.
Mit Hilfe der Farbkonfiguration, können Sie zudem für optische Klarheit sorgen.
Aufgaben in Timeline
Eine Darstellung in Timeline ermöglicht Ihnen eine übersichtliche Betrachtung der Aufgaben und Abhängigkeiten auf der Zeitachse für die Projektübersicht.
Besser Delegieren - Mehr freie Kapazitäten!
Unsere Zusatzfunktion ermöglicht die Anlage eines zusätzlichen Projektmanagers im System. Dieser hat so im betreffenden Projekt die Funktion eines Administrators und darf unter anderem Tasks anlegen, definieren und abändern, kann Stufen verändern und hat Zugriff auf alle Meetingprotokolle. Projektaufgaben können ohne unnötige Umwege erledigt werden - eine Entlastung für Ihr Projektteam!
Projektaufgaben - Tasks
Ihre im Projekt anfallenden Aufgaben definieren Sie als Tasks. An einem Task kann beispielsweise definiert werden, welche Zeiten dafür eingeplant werden, welche Mitarbeiter der Aufgabe zugewiesen wurden, ob ein Task über das Timesheet bebucht werden darf oder nicht. Einem Task können auch mehrere Mitarbeiter zugewiesen werden.
Die Tasks wurden zudem mit zahlreichen Zusatzfiltern ausgestattet, um schnell einen Überblick über die wichtigsten Informationen zum Projektfortschritt zu erlangen.
Der Projektmanager kann über E-Mail-Benachrichtigung auf dem Laufenden gehalten werden, wenn bestimmte Ereignisse eingetroffen, bzw. Stufen erreicht wurden.
Tasks anfragen
Sind für bestimmte Projektaufgaben keine Tasks angelegt, können Mitarbeiter über Aufgabenanfragen eine Anfrage für einen entsprechenden Task beim Projektmanager stellen.
Der Projektmanager wird per E-Mail benachrichtigt und kann die Anfrage bestätigen.
Unverhofft kommt oft!
Ihr Projekt ist bereits am Laufen, da ergibt sich im Zuge einer Umsetzung bei Ihrem Kunden der Bedarf für ein weiteres Feature, welches Sie für Ihn entwickeln sollen. Ihr Projektmanager erstellt hierfür einen Projektplan.
In diesem Fall ist jedoch keine Anlage eines neuen Projekts notwendig. Der neue Projektplan kann direkt mit dem bereits laufenden Projekt verknüpft und alle geplanten Aufgaben integriert werden.
Erweitern Sie bestehende Projekte schnell und einfach um weitere Aufgaben und Anforderungen!
Timesheet und Wochenplanung
Das Zeiterfassungssystem mit Funktionen wie Timesheet und Wochenplanung liefert Ihnen Werte wie geplante und geleistete Stunden und verschafft Ihnen so einen Überblick über aufgewendete und noch ausstehende Zeiten im Rahmen Ihrer Projekte.
Zudem können Sie auch Pläne für Ihre Projektzeiten erstellen.
Ob es sich um Wochenpläne oder Pläne für einen Monatszeitraum handeln soll, ist hier frei konfigurierbar.
Der jeweils erstellte Plan kann zur Überprüfung und Genehmigung an den zuständigen Projektmanager gesendet werden. Die geplanten Aufgaben können dann zur weiteren Verwendung für beispielsweise Statistik, Auswertung oder Abrechnung in das tatsächliche Zeiterfassungssystem übertragen werden.
Schon gewusst?
Mit unserer neuen Funktion zur Wochenplanung legen Sie Tasks jetzt noch viel schneller und ohne Umwege in Ihrem Wochenplan an. Kein langes Durchsuchen Ihres Kalenders mehr!
Sie erstellen einfach eine Aktivität, legen entsprechend Datum und Dauer fest, und speichern. Das Ergebnis erscheint in Ihrer Aktivitätenliste und automatisch auch gleich als Task im Wochenplan.
Und das Beste: Schließen Sie nach Erledigung Ihre Aktivität ab, werden automatisch die aufgewendeten Zeiten in den Time Sheets erfasst.
Sie möchten schnell und übersichtlich den aktuellen Stand ihrer Projekte und Projektaufgaben abfragen? Kein Problem, mit dieser Funktion:
In der Listenansicht der Projekt - View sehen Sie - oder Ihre Mitarbeiter - auf einen Blick, welcher Zeitaufwand für einen Task oder ein Projekt eingeplant war und welche Zeiten bisher bereits aufgebraucht wurden. Zudem ist sofort erkennbar, ob der jeweilige Task oder das Projekt bereits erledigt ist, oder noch weitere Zeiten dafür eingeplant werden müssten, bzw. der geplante Zeitaufwand bereits überschritten wurde.
Übrigens: dieses Feature eignet sich nicht nur, um Projektfortschritte zu ermitteln, es ist auch eine hervorragende Unterstützung bei der Umsetzung von Kontingent - Geschäften!
Project Baseline
Mit dem stark erweiterten und verbesserten Projektmanagement, einem von mehreren Add-Ons in ITISeasy.business, können Sie ein laufendes Projekt mit nur wenigen Klicks an neue Anforderungen und Gegebenheiten anpassen, ohne Daten aus der vorherigen Planung zu verlieren.
Früher wurden Änderungen an Projektaufgaben nicht dokumentiert, was es dem Projektmanager schwer machte, nachzuvollziehen, welche Änderungen vorgenommen wurden und welche Auswirkungen sie auf den Projektfortschritt hatten. Mit ITISeasy.business und der neuen "Project Baseline" können Sie die geplante Zeit für jede Projektaufgabe ändern, ohne die alte Planung zu verlieren. Beispielsweise können Start- und Endzeiten an neue Anforderungen angepasst werden.
Ein weiterer entscheidender Bereich für nahezu jedes Unternehmen sind die Projektkosten. Durch "Project Baseline" werden alle Anpassungen an Aufgaben auch aus finanzieller Sicht berücksichtigt. Diese Informationen stehen so auch gleich für Kalkulationen oder die Erstellung von Zusatzangeboten zur Verfügung.
Projektauswertung und Übersicht
Sämtliche Werte, die mit Hilfe unseres Projekt Moduls im Zuge der Projektplanung und Umsetzung generiert wurden, sind selbstverständlich auch für die abschließende Auswertung eines Projekts nutzbar.
So wurde zum Beispiel im Bereich Tasks die Möglichkeit geschaffen, abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu unterscheiden und entsprechend zu kennzeichnen, so dass neben einer reinen Zuordnung zu einem Auftrag auch individuell entschieden werden kann, wie ein Task in Bezug auf eine Projektauswertung gewertet werden soll.
So lässt Ihre Projektauswertung nicht nur die Auslastung Ihrer Projektteams erkennen, sondern ermöglicht auch eine sehr genaue Rentabilitätsprüfung für Ihre Projekte.
ITISeasy.business - die Komplett-Lösung für Ihr Unternehmen
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