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IT IS Contracts - Vertragsmanagement

Die Verwaltung und Automatisierung von Verträge mit Kunden und Lieferanten in IT IS easy business ist jetzt so einfach und komfortabel wie noch nie.

Die Funktion ist auch als Zusatzmodul IT IS Contracts für odoo zu erhalten. Damit erhöhen Sie Ihre Produktivität und Qualität in der Vertragsbearbeitung enorm.

Verträge für Kunden und Lieferanten abbilden

Welche Funktionen bietet Ihnen IT IS Contracts?

Vertragsdashboard

Mit dem Dashboard zu den laufenden, bzw. gekündigten und auslaufenden Verträgen, behalten Sie stets den Überblick.
Sie wissen, was Sie an Einnahmen und Kosten zu erwarten haben, aber auch wann Sie ggf. mit einem Kunden oder Lieferanten über eine Vertragsverlängerung sprechen sollten.

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Vertragsoption

IT IS Contracts, erweitert den Verkaufsauftrag um die Vertragsoption. Dadurch steht in einem zusätzlichen Reiter die Einstellung für vertraglich getroffenen Vereinbarungen und Laufzeiten zur Verfügung.

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Vertragsinformationen

Die Vereinbarungen zu Laufzeit, Vertragsverlängerung und Abrechnungsintervall können für den Auftrag hinterlegt werden. Basierend auf diesen Informationen werden die Abrechnungen automatisch erstellt, oder auch der Vertrag verlängert, falls der Kunde nicht kündigt. Sie können auch entscheiden, was mit Leistungen passieren soll, die ggf. im Vorfeld erbracht wurden.

Diese Angaben dienen als Basis und werden auf die jeweiligen Produkte bzw. Vertragszeilen übertragen.


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Automatische Vertragsrechnungen

Die Rechnungen zu Ihren Verträgen - egal ob es sich um einen Vertrag mit einem Kunden oder Lieferanten handelt, werden analog der Vertragseinstellungen automatisch durch das System erzeugt. Dies ist möglich zu dem jeweiligen Intervall, oder bereits komplett im Vorfeld als Entwurf.

Die Rechnungen sind auch direkt am Vertrag einsehbar.

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Vertragsupgrade - Zusatz-Leistungen

Während der Vertragslaufzeit können Vertragsänderungen in Form von Upsell vorgenommen werden. Es können also zusätzliche Leistungen oder die Menge der bezogenen Leistung verändert werden. Die zusätzlichen Vertragsbestandteile kommen dann auch ab dem definierten Zeitpunkt automatisch zur Abrechnung.

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Vertragszeilen - abweichende Laufzeiten

Durch die Upsell-Möglichkeit, aber ggf. auch Beschaffenheit der Vertragsbestandteile, haben die Leistungen eventuell unterschiedliche Laufzeiten oder Verlängerungen. Daher können die Vertragsdetails auf jeder Vertragszeile individuell geändert werden. Die Vorbelegung wird aus den Vertragsinformationen übernommen, kann aber in jeder Position angepasst werden.

Diese Einstellungen betreffen alle Möglichkeiten von Laufzeit, Kündigungsfristen bzw. Vertragsverlängerung, sowie auch die Abrechnungsintervalle und Vertragslaufzeit.

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Verkaufspreiskategorien

Die Nutzung von Verkaufspreiskategorien ermöglicht unterschiedliche Einkaufs- bzw. Verkaufsszenarien. So können Produkte z.B. einmalig beim Lieferanten eingekauft werden, aber pro Monat an einen Kunden "vermietet" bzw. berechnet werden.

Hier steht auch die Option zur Verfügung, für das Produkt direkt einen Einkaufsvertrag zu erstellen, wenn das entsprechende Produkt selbst im Rahmen eines Lieferantenvertrages beschafft wird. Bei der Preisgestaltung stehen ebenfalls mehrere Optionen zur Verfügung. So kann die Abrechnung an den Kunden beispielsweise mit einem festen Betrag, oder basierend auf dem Einkaufspreis mit entsprechenden Aufschlägen erfolgen.

Es lassen sich auch unterschiedliche Vertragslaufzeiten, bzw. Vertragsmodalitäten für den Verkauf und Einkauf einstellen. 

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Lieferantenverträge

Die Verträge mit Lieferanten können wie oben beschrieben automatisch aus Kundenverträgen generiert werden, aber selbstverständlich auch individuell.

Dabei stehen in der Vertragsgestaltung die vielfältigen Funktionen analog zu Kundenverträgen zur Verfügung. Selbstverständlich gibt es auch im Einkauf ein Vertragsdashboard für die Übersicht der Vorgänge.

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Lieferantenrechungen zu Verträgen

Wie bei Kundenverträgen, werden auch für die Lieferantenverträge die Rechnungen analog den Vertragseinstellungen automatisch erstellt. Dies kann im Vorfeld als Entwurf erfolgen, oder zur jeweiligen Periode über eine geplante Aktion.

An dem Vertrag mit dem Lieferanten, sehen Sie die zugehörigen Rechnungen und Kosten zu dem Vorgang.

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Erlös- und Kostenbetrachtung

Neben dem Dashboard stehen auch in den Verträgen selbst Informationen zu den Einnahmen und Kosten zu dem Vertrag zur Verfügung.

Dabei sind mehrere Kennzahlen einsehbar, welche beispielsweise aus den tatsächlichen Kosten bzw. Einnahmen errechnet werden, sowie auch Hochrechnungen auf Basis der zu erwartenden Kosten bzw. Erlösen über die Vertragslaufzeit.

Diese Informationen finden Sie für den gesamten Vertrag, sowie auch an jeder Vertragszeile für die einzelne Position.

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Video zum Vertragsmanagement mit odoo und IT IS Contracts

Odoo CMS - a big picture

IT IS Contracts

Management für Verkaufsverträge, sowie Verträge mit Lieferanten.

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