Urlaub beantragen

Vom Dashboard aus können wie im Screenshot gezeigt neue Abwesenheitszeiten eingetragen werden. Hier im Beispiel wurde 'Bezahlter Urlaub' gewählt. Andere Auswahlmöglichkeiten sind in der Konfiguration frei anpassbar. 

Wie in der Realität auch gibt es ein Vielzahl von Gründen wieso Urlaub beantragt werden kann.

Verschiedene Urlaubsgründe

Neben dem klassischen jahresurlaub können auch halbe Tage freigenommen werden oder Überstunden abgebaut.
Damit braucht es keine sperrigen Lösungen in der Urlaubsverwaltung sondern ITISeasy.business bildet all diese Szenarien einfach ab.

Sonderurlaub

Es gibt immer wieder Gründe warum ein Mitarbeiter zusätzliche Urlaubstage gewährt bekommt. Seien es ausgewöhnliche Leistungen, die Zusatzurlaub rechtfertigen, private Angelegenheiten oder im Beispiel die Geburt des eigenen Kindes.
Mit ITISeasy.business sind Sonderurlaub schnell genehmigt und hinzugefügt.

Genehmigungen

Die Urlaubseinträge werden in einer Überischt der Urlaubsanfragen dargestellt und werden an den zuständigen Manager zur Genehmigung weitergeleitet. 
Der zuständige Manager wird einmal am Mitarbeiterkontakt hinterlegt und bekommt die Genehmigungsanfragen ab sofort automatisch.

Genehmigung erteilen

Der am Mitarbeiter hinterlegte Manager kann die jeweiligen Urlaubsanträge einzeln genehmigen oder ablehnen und Kommentare hinzufügen.

Fortlaufende Urlaubsberechnung

Im Personalmodul kommt das Postenprinzip zu tragen, in dem z.b. der Urlaubsanspruch und die abgegoltentenen Tage laufend aktuell bleiben. Sie sind immer up to date wie viel Resturlaub Ihre Mitarbeiter haben und wie diese Zeiten zu Stande kommen

Urlaubsanträge

Im Personalkontakt wird übersichtlich festgehalten wann und welche Art Urlaub der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin genommen hat. Hieraus errechnet sich dann der restliche Urlaubsanspruch (28 Tage) der im Screenshot darüber zu sehen ist. Der Typ 'Additional' oder 'Urlaub' legt fest ob die Urlaubstage hinzugefügt oder abgezogen werden.

Verbindung mit der Anwesenheitszeiterfassung

Die Verbindung mit der Anwesenheitszeiterfassung und die Postenprinzip führen dazu dass auch die Mitnahme des Urlaubs ins neue jahr problemlos möglich ist.
Der verbleibende Urlaubsanspruch wird in das nächste Jahr übernommen und kann dort je nach Regelung bspw. bis März abgegolten werden.

Urlaubübertrag in das nächste Jahr

Die 5 Tage Resturlaub werden ins neue Jahr separat ausgewiesen übernommen. In ITISeasy.business ist es möglich dass dieser Urlaub im neuen Jahr automatisch zuerst abgegolten wird.

Durch geplante Aktionen kann dem Verfall der Urlaubstage zu einem beliebigen Zeitpunkt Rechnung getragen werden, in dem der Anspruch zum Stichtag gelöscht wird. Eine automatisiert gesendete Erinnerungsmail in diesem Fall kann ebenso eingerichtet werden.

Überstunden

Nach gleichem Prinzip werden die Überstunden/Fehlzeiten am Personalkontakt aufgelistet und übersichtlich dargestellt. Die Überstunden berechnen sich aus dem Saldo der geleistet Stunden pro Tag und den zu leistenden Stunden pro Tag. Diese sind im Arbeitszeitenmodell hinterlegt.

Urlaubskonto rückbuchen

Ein Fall der nicht gewünscht oder sehr häufug vorkommt, aber dennoch in ITISeasy.business ohne Probleme abgebildet werden kann. Ihr Mitarbeiter plant 8 Tage Sommerurlaub zu nehmen und muss wegen eines Notfalls in der Firma bereits nach 5 Tagen wieder den Urlaub beenden. Die 8 Tage Uralub sind bereits genehmigt und gebucht. Wie kann das nun wieder ausgeglichen werden?

Urlaubsantrag zurückrollen

Der bereits genehmigte Antrag über 8 Tage kann ganz einfach abgelehnt werden und auf 5 Tage geändert werden. Der Eintrag wird im Urlaubsjournal des Mitarbeiters überschrieben und aktualisiert.

Heute schon den Urlaub für nächstes Jahr planen

Es ist ein bekanntes Szenario: Ihr Chef bittet Sie frühzeitig die Urlaubsplanung für nächstes Jahr zu beginnen, um Engpässe in der Mitarbeiteranwesenheit zu vermeiden oder Sie finden ein günstiges Angebot mit Frühbucherrabatt und wollen Ihren Flug buchen.

Mit ITISeasy.business ist das problemlos möglich.

Getrennte Urlaubszeitenbetrachtung

Wichtig bei der Urlaubbuchung für das nächste Jahr ist die getrennte Betrachtung der Urlaubsansprüche. Im Beispiel wurden 5 Tage Osterurlaub für 2020 gebucht. ITISeasy.business erkennt das automatisch und verringert den Urlaubsanspruch für 2022 um 5 Tage.
Der Urlaubsanspruch aus dem aktuellen Jahr bleibt davon unberührt.

Feiertage erfassen

Ebenso möglich im Modul ist die Erfassung der gesetzlichen Feiertage.
Die regionalen Unterschiede der Feiertage können hier bereits ein Stolperstein für die Mitarbeiterabrechnung ein einem ERP System sein.

Regionale Unterschiede berücksichtigen

Regionale Unterschiede in den Feiertagen können sich auf Firmen mit Niederlassungen in unterschiedlichen Ländern so wie auf Frimen mit Sitzen in verschiedenen Bundesländern auswirken.

Um bei der Abrechnung und Urlaubsbuchung keine Probleme zu verursachen, kann ITISeasy.business durch die Hinterlegung jedes relevanten Gebietes mit unterschiedlichen Feiertagen diesem entgegen wirken.

Abwesenheitsanalysen

Mit den BI Reports sind Sie jederzeit in der Lage die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter in Berichtsform zu analysieren. Jeder Tabellenwert auf X und Y-Achse ist frei konfigurierbar sodass die Report individuell auf Sie zugeschnitten sind.
Die Reports lassen sich  auch in Diagrammform abbilden. 

Abwesenheitsanalysen nach Typ

Im obigen Beispiel wurde der BI-Report nach Mitarbeiter gefiltert. Darüber hinaus kann auch nach dem Typ der Abwesenheitsart gefiltert werden.
Das ist vor allem nützlich um beispielsweise monatlich oder jährliche die Abwesenheitszeiten seiner Mitarbeiter auf Trends oder Ungereimtheiten zu prüfen.

Übersichtsfunktion

Die Übersichtsfunktion stellt einen wichtigen Teil der Urlaubsverwaltung von ITISeasy.business dar.
Praktisch und übersichtlich ist für alle Mitarbeiter der aktuelle Stand der Urlaubssituation im Unternehmen zu sehen. Sobald ein Urlaubsantrag genehmigt ist, wird dieser in der Kalenderübersicht dargestellt.