Und letztlich interessieren sich auch Dritte dafür, welche Unterlagen für die Geschäftsvorfälle erstellt worden sind, ja diese schreiben die Ablage sogar gesetzlich vor . All dies führte in der Vergangenheit zu einem Ordner-System, der Schränke, Archive, und am Ende die Papiertonne füllte.

Mit einem professionellen, modernen Dokumentenmanagement, ideal für Deutschland, (DMS) ist diese Thema erstens leichter geworden, zweitens umweltfreundlicher und drittens kann es, wie im Fall der Verbindung zwischen ITISeasy.business und ITISeasy.docs eine solch nützliche Symbiose sein, dass die Arbeit ohne dieses Paar kaum noch Sinn macht. Dokumente wandern im Handumdrehen von der ERP-Lösung in das optimierte DMS für Deutschland und umgekehrt, je nachdem, wer es zuerst erhalten oder generiert hat. Dies Suche ist auf einem Volltext-Niveau einfach und zielführend, und die Ablage durch eine Archivierung auch vor versehentlichen Überschreiben geschützt. Ihre Daten sind natürlich nach deutschem Standard sicher in der Cloud geschützt! 

Mit der eingebauten Volltextsuche lassen sich die Dokumenten zudem sehr schnell wiederfinden – man sollte allerdings wissen, was man suchen will.  Deshalb ist die Kombination aus Struktur und Suche die beste Möglichkeit, schnell auf das richtige Ergebnis zu kommen.

Zum Beispiel können sie automatisiert jede Rechnung, aber auch Angebote und Aufträge auf dem Dokumenten-Management-System ablegen lassen. Dies passiert ohne weiteres Zutun automatisch, wenn sie das Dokument aus ITISeasy.business per E-Mail versenden, oder - falls gewünscht - über die Drucken-Funktion von ITISeasy.business ausdrucken. Im Hintergrund läuft dann nämlich ein Prozess ab, der das entstandene PDF nimmt, und unter Berücksichtigung der Dokumenten-Ablage-Struktur und mit den richtigen Berechtigungen auf das Dokumenten-Management-System als PDF Dokument hochlädt.

Allerdings stellte sich im Rahmen der Diskussion der gesetzlichen Anforderungen häufig die Frage: Welches ist ein geeignetes Speichermedium und damit verbunden: Was ist das „richtige“ Speicherlaufwerk. Während früher sogenannte Write-Once-Read-Many (WORM)-Medien, die nur ein einziges Mal beschreibbar sind, den Vorrang hatten, werden heute oft Wege in Verbindung mit Zertifikaten und digitalem Stempel eingesetzt. Das lag daran, dass auch die Hersteller von Festplattensystemen und Bandlaufwerken einen Marktanteil sichern wollten, aber vor allem an der praktischen Handhabung und der enorm angestiegenen Speicherkapazität dieser Medien.

Allerdings gilt grundsätzlich, dass die geltenden Gesetze und Verordnungen keine Bevorzugung eines Mediums darstellen sollen. Insbesondere bei den geltenden, doch recht langen Aufbewahrungszeiträume müssen auch Technologiewechsel möglich sein. Allerdings soll das gesamte Verfahren der Archivierung so abgeschlossen und sicher sein, dass eine Manipulation nach Stand der aktuellen Technik nicht möglich ist. Die Frage nach dem bevorzugten Speicherlaufwerk und dessen Speichermedien ist somit nur ein Teilaspekt. Der richtige revisionssichere Archivierungsvorgang bezieht also auch Handhabungen und organisatorischen Prozesse in den Ablauf mit ein.    

Somit ist dem Prozess der Archivierung eine besondere Bedeutung zuzumessen. Unsere Consultants der IT IS AG empfehlen deshalb folgende Vorgehensweise:

Die IT IS AG bietet als Treuhänder sowohl diese Dienste an (Hosting von Archivsystemen, Zugriffskontrolle und geeignete Vertragswerke sowie eine Speicherung der Daten auf nicht-manipulierbaren Medien (Blu-Ray).

Der zweite Zweck des Dokumenten-Management-Systems ist eben so wichtig: hier geht es darum, dass Dokumente, die von außerhalb an das Unternehmen gesendet worden sind, in das Ablage-System eingehen. Hier bei ist es vor allem Dingen wichtig, dass schnell und einfach eine E-mail oder ein Papierbeleg auf das Dokumenten-Management gebracht werden kann und mit dem richtigen Datensatz in ITISeasy.business verknüpft wird. Die eingebaute Drop-Zone hilft hierbei sehr. Dadurch entsteht eine vollständige Information über den Vorgang, der als Datensatz gemeinsam mit einem File Link ITISeasy.business dargestellt wird. Auch hier bietet die Verbindung der beiden Systeme eine sehr leichte  und schnelle Ablagemöglichkeit.

Eigentlich ist es ganz einfach: Die verfügbare Lösung von ITISeasy.business enthält bereits das Modul, welches für ITISeasy.docs notwendig ist. Es gibt hierbei mehrere Spielarten, um diese Verbindung zu machen.

1. Am einfachsten ist die Bestellung von ITISeasy.base. Die beiden Systeme sind hierbei fix und fertig eingerichtet und können sofort genutzt werden.

2. Wenn Sie odoo oder ITISeasy.business bereits nutzen, aber noch kein ITISeasy.docs, dann können Sie hier einfach ein ITISeasy.docs nachbestellen. Im Falle von odoo benötigen Sie noch unser Modul, welches Sie direkt im Shop finden.

3. Sie haben noch ein altes DMS und wollen migrieren? Dann können unsere Consultants mit Ihnen gemeinsam einen guten „Schlachtplan“ entwickeln, der die Datenübernahme genauso berücksichtigt wie die Betriebsumstellung und Einbindung der Archivierung.

4. Und wenn Sie ein anderes Business-System nutzen, das Sie nicht mehr optimal unterstützt, fragen Sie gerne auch bei uns nach. Wir machen den Umstieg einfach und sicher.

Für weitere Möglichkeiten schauen Sie doch mal bei uns im  Shop  vorbei.