ITISeasy.docs

Ihr Dokumenten Management

Mit ITISeasy.docs können Sie sicher sein, Ihre Dokumente strukturiert, sicher in der Cloud und immer griffbereit zu haben, wenn Sie sie brauchen. Auf Alfresco basierend und von IT IS gezielt weiterentwickelt.

 

Warum ein Topf den richtigen Deckel braucht, oder: Das beste DMS Deutschlands fĂĽr ITISeasy.business und odoo Enterprise

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Ein Business-System lebt von den Eingaben der User, von den Prozessen und Use-Cases, die damit in der Kette abgebildet werden, von den Analysen und Berichten, und von den Belegen. Speziell die Finanzbuchhaltung aber auch alle anderen Bereiche, in denen Informationen in menschenlesbarer Form von Person A nach Person B ĂĽbermittelt werden sollen, ist ein „Ausdruck“ immer noch oft das Mittel der Wahl. Zwar sind nicht wirklich immer noch Papierdokumente im Spiel, aber das PDF hat sich seine Rolle als Dokumentenformat gesichert.
Nun senden die Menschen nicht nur, Sie empfangen auch und somit verdoppelt sich diese Dokumentenmenge Beide. Aber was übermittelt wird, will abgelegt werden, denn man benötigt diese „Kopfstütze“, wenn man nach Monaten nachsehen will, was vereinbart, geliefert, bezahlt oder anderweitig festhaltenswert dargestellt war.

Und letztlich interessieren sich auch Dritte dafür, welche Unterlagen für die Geschäftsvorfälle erstellt worden sind, ja diese schreiben die Ablage sogar gesetzlich vor . All dies führte in der Vergangenheit zu einem Ordner-System, der Schränke, Archive, und am Ende die Papiertonne füllte.

Mit einem professionellen, modernen Dokumentenmanagement, ideal fĂĽr Deutschland, (DMS) ist diese Thema erstens leichter geworden, zweitens umweltfreundlicher und drittens kann es, wie im Fall der Verbindung zwischen ITISeasy.business und ITISeasy.docs eine solch nĂĽtzliche Symbiose sein, dass die Arbeit ohne dieses Paar kaum noch Sinn macht. Dokumente wandern im Handumdrehen von der ERP-Lösung in das optimierte DMS fĂĽr Deutschland und umgekehrt, je nachdem, wer es zuerst erhalten oder generiert hat. Dies Suche ist auf einem Volltext-Niveau einfach und zielfĂĽhrend, und die Ablage durch eine Archivierung auch vor versehentlichen Ăśberschreiben geschĂĽtzt. Ihre Daten sind natĂĽrlich nach deutschem Standard sicher in der Cloud geschĂĽtzt! 

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Warum das DMS fĂĽr Deutschland von odoo Enterprise nicht ausreichend ist

Die oben genannten Features hat odoo enterprise bzw. das Dokumentenmanagement von Odoo nicht, weshalb das System schnell bei 20.000-30.000 Dokumenten zusammenbricht. Auch die Suchalgorithmen sind nicht nach Inhalten ausgerichtet, die aus verschiedenen Dokumentenarten, zum Beispiel Emails, Office Dokumenten oder auch Sonderfällen wie CAD-Daten, geschweige den Audio oder Video-Dateien kommen. Eine Anpassung darauf ist nicht vorgesehen.

Last not least: Das System kennt weder Versionierung, noch Workflows noch Sicherheitsbereiche und deren mögliche Beschränkungen für bestimmte User, sodass die Genehmigung und Abgrenzung für vertrauliche Dokumente denkbar schwierig wird. Alle diese Schwächen hat die Verbindung von ITISeasy.business mit ITISeasy.docs nicht. Weil ITISeasy.docs auf einem der weltweit besten Dokumentenmanagement-Systemen basiert (Alfresco) und IT IS AG die beiden Systeme seit inzwischen 8 Jahren immer mehr miteinander integriert.

 Wer suchet, der findet: Nicht immer, aber manchmal, je nach Ort und System.

„Wo ist denn nun gleich wieder?“ Geht ihnen das auch so? Manchmal, öfter, häufig? Unsere Erfahrung ist: Die meisten Anwender suchen sich in dem Ablagestapel heutzutage „einen Wolf“. Dies hat mehrere Ursachen: zum einen ist der MischMasch aus Papier und elektronischen Dokumenten heutzutage schwer zu organisieren, zum anderen ist die Ablage im Dateisystem - ohne dass wichtige Informationen zum jeweiligen Dokument mit abgelegt werden - eine Schwierigkeit.

Und Last Not least führt die häufig wenig strukturierte Ablage in Ordnern und Unterordner im Dateisystem, zudem gespickt mit mehreren Netzwerk-Laufwerke, zu einem Wirrwarr, das an Unübersichtlichkeit kaum zu übertreffen ist.

Dann wird es Zeit fĂĽr Abhilfe mit ITISeasy.docs und der integrierten Freitextsuche.
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Warum eine Automatik bessere Ergebnisse bei der Ablage liefert.

Problem erkannt, Gefahr gebannt? Leider ist es nicht ganz so einfach. Denn zur wirklich guten Umzingelung des gefährlichen Verhaltens gehört entweder eine sehr strikte Firmenanweisung, und zumeist eine sehr gute Disziplin bei allen Kolleginnen und Kollegen, aber auch ein Werkzeug, welches unserem menschlichen Verhalten durch gute Unterstützung entgegen wirkt. Kurzum: eine gute automatische Ablage hilft uns, weniger oft den falschen Ort anzusteuern und somit die bekannten Fehler zu vermeiden.

Der Kollege Computer ist dann dabei, einen Ablageort entweder vorzuschlagen oder sogar ohne unser Zutun den richtigen Platz auszuwählen und anschließend zu nutzen, sodass wir später einen sauberen „Ordner“ mit „Registerreitern“ vorfinden.
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Mit der eingebauten Volltextsuche lassen sich die Dokumenten zudem sehr schnell wiederfinden – man sollte allerdings wissen, was man suchen will.  Deshalb ist die Kombination aus Struktur und Suche die beste Möglichkeit, schnell auf das richtige Ergebnis zu kommen.

1+1 = 3 Wie die VerknĂĽpfung zweier Systeme echten Mehrwert generiert

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Nun ist ein System schon gut, zwei System sogar noch besser, sofern Sie nicht in Bezug auf die Informationsanordnung konkurrieren. Richtig gut wird es aber, wenn die Systeme Hand in Hand arbeiten. FĂĽr die Dokumentenablage dĂĽrfen wir deshalb fordern:  Heute anders, heute besser.

Mit ITISeasy.business können sie sehr leicht jedem Kunden und jedem Lieferanten, aber auch jeden Mitarbeiter oder jeden Projekt ein eigenen Bereich auf dem Dokumentenmanagement System ITISeasy.docs zuweisen. Dadurch wird schon der Grundeinstieg für die Dokumentenablage übersichtlich strukturiert und jeder Kollege und jede Kollegin kann mit einem Klick auf die Dokumentensite den richtigen Ort für die Dokumente mit jeweilige Vorgang finden. Darüber hinaus ist die Verbindung mit dem sehr leistungsstarken Dokumenten-Management-System ITISeasy.docs in vielfacher Hinsicht ein Gewinn.

Zum Beispiel können sie automatisiert jede Rechnung , aber auch Angebote und Aufträge auf dem Dokumenten-Management-System ablegen lassen. Dies passiert ohne weiteres zutun automatisch, wenn sie das Dokument aus ITISeasy.business per E-Mail versenden, oder - falls gewünscht - über die Drucken-Funktion von ITISeasy.business ausdrucken. Im Hintergrund läuft dann nämlich ein Prozess ab, der das entstandene PDF nimmt, und unter Berücksichtigung der Dokumenten-Ablage-Struktur und mit den richtigen Berechtigungen auf das Dokumenten-Management-System als PDF Dokument hochlädt.

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Die revisionssichere Archivierung 

Eine Revisionssichere Archivierung in einem DMS in Deutschland ist die Aufbewahrung von elektronischen, fĂĽr Geschäfte relevanten Informationsobjekten, welche den Anforderungen des Gesetzgebers entspricht. Zu nennen sind hierbei das Handelsgesetzbuch § 239, § 257 HGB sowie die Abgabenordnung § 146, § 147, § 200 und die Grundsätze ordnungsgemäßer BuchfĂĽhrung und Dokumentation (GoBD). Diese Regularien geben die anforderungen an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten wieder definieren auch die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zu zehn Jahren. Ăśbrigens: Wir sind ja international, deshalb prĂĽfen Sie bitte auch die Anforderungen beim Einsatz im Ausland gegen die jeweils dort geltenden Regeln und Gesetze.

Das Thema Archivierung und Langzeitspeicherung hat in den letzten Jahren besonders durch rechtliche und regulative Vorgaben stark an Bedeutung gewonnen. Dazu zählt die gleiche Behandlung von digitalen Dokumenten - in Verbindung mit der elektronischer Signatur – in Bezug zu herkömmlichen Papierdokumente. Auch der Sarbanes-Oxley Act und weitere Anforderungen, die die „Compliance-“ vor allem in den USA festlegen, hat die Sache beschleunigt. Nicht zuletzt die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten gemäß den Regeln von GDPdU und GoBD lassen in Deutschland  den Einsatz von revisionssicheren Dokumenten-Archiv- und Dokumenten-Speichersysteme erforderlich werden. DarĂĽberhinaus spielt das Thema Datensicherheit eine immer größer werdende Rolle. Mit ITISeasy.docs sind ihre Daten garantiert sicher in der Cloud.

Den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden

Allerdings stellte sich im Rahmen der Diskussion der gesetzlichen Anforderungen häufig die Frage: Welches ist ein geeignetes Speichermedium und damit verbunden: Was ist das „richtige“ Speicherlaufwerk. Während früher sogenannte Write-Once-Read-Many (WORM)-Medien, die nur ein einziges Mal beschreibbar sind, den Vorrang hatten, werden heute oft Wege in Verbindung mit Zertifikaten und digitalem Stempel eingesetzt. Das lag daran, das auch die Hersteller von Festplattensystemen und Bandlaufwerken einen Marktanteil sichern wollten, aber vorallem an der praktischen Handhabung und der enorm angestiegenen Speicherkapazität dieser Medien.

Allerdings gilt grundsätzlich, dass die geltenden Gesetze und Verordnungen keine Bevorzugung eines Mediums darstellen sollen. Insbesondere bei den geltenden, doch recht langen Aufbewahrungszeiträume mĂĽssen auch Technologiewechsel möglich sein. Allerdings soll das gesamte Verfahren der Archivierung so abgeschlossen und sicher sein, dass eine Manipulation nach Stand der aktuellen Technik nicht möglich ist. Die Frage nach dem bevorzugten Speicherlaufwerk und dessen Speichermedien ist somit nur ein Teilaspekt. Der richtige revisionssichere Archivierungsvorgang bezieht also auch Handhabungen und organisatorischen Prozesse in den Ablauf mit ein.    

Somit ist dem Prozess der Archivierung eine besondere Bedeutung zu zu messen. Unsere Consultants der IT IS AG empfehlen deshalb folgende Vorgehensweise:

Trennung zwischen Datenspeicher

für die Archivierung und dem Datenspeicher für die herkömmliche Arbeit mit dem Dokumenten.

Auslagerung des Archiv

in einen für aussenstehende nicht zugreifbaren Bereich. Gemeint ist, dass das Archiv auch dem Versuch der Manipulation durch Unternehmensangehörige standhalten soll, was sich am besten durch eine örtliche Trennung sowie ein geeignetes Vertragswerk mit einem Drittdienstleister (Provider) realisieren lässt.

 

Prozessbeschreibung der Archivierung

entsprechend der 10 Leitlinien des  Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.

Regelmäßige Sicherung der Daten

in einer Form, die eine Manipulation erschwert und unmöglich macht. Dazu gehört neben der Signierung der Daten  die Möglichkeit, den Zugriff auf die Medien zu entziehen (z.B Bankschliessfach) und einen Zugriff nur per Vier-Augen-Prinzip zu erlauben.

Die IT IS AG bietet als Treuhänder sowohl diese Dienste an (Hosting von Archivsystemen, Zugriffskontrolle und geeignete Vertragswerke sowie eine Speicherung der Daten auf nicht-manipulierbaren Medien (BlueRay).


Warum ist eine strukturierte Dokumenten Ablage wichtig?

Neben den oben aufgefĂĽhrten GrĂĽnden gibt es fĂĽr jedes Unternehmen aber auch formelle Bedingungen, die eine Dokumentenablage von kaufmännischen Dokumenten, Verträgen, wichtigen Urkunden und anderen Unterlagen in sicherer Art und Weise erforderlich machen. Der Hauptgrund ist, dass der Gesetzgeber sich gerne sicher sein möchte, dass ihm Fall einer PrĂĽfung des Unternehmens alle erforderlichen Unterlagen auch wirklich zur VerfĂĽgung stehen. Damit soll dargestellt werden können, welche Leistungen und welche Lieferungen zu welcher Zeit erbracht und geliefert worden sind – und natĂĽrlich auch  gezahlt wurden.
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Der zweite Zweck des Dokumenten-Management-Systems ist eben so wichtig: hier geht es darum, dass Dokumente, die von auĂźerhalb an das Unternehmen gesendet worden sind, in das Ablage-System eingehen. Hier bei ist es vor allem Dingen wichtig, dass schnell und einfach eine E-mail oder ein Papierbeleg auf das Dokumenten-Management gebracht werden kann und mit dem richtigen Datensatz in ITISeasy.business verknĂĽpft wird. Die eingebaute Drop-Zone hilft hierbei sehr. Dadurch entsteht eine vollständige Information ĂĽber den Vorgang, der als Datensatz gemeinsam mit einem File Link ITISeasy.business dargestellt wird. Auch hier bietet die Verbindung der beiden Systeme eine sehr leichte  und schnelle Ablagemöglichkeit.

Welche Möglichkeiten gibt es, um ITISeasy.business und odoo mit ITISeasy.docs oder Alfresco zu verbinden?

Eigentlich ist es ganz einfach: Die verfügbare Lösung von ITISeasy.business enthält bereits das Modul, welches für ITISeasy.docs notwendig ist. Es gibt hierbei mehrere Spielarten, um diese Verbindung zu machen.

1. Am einfachsten ist die Bestellung von ITISeasy.base. Die beiden Systeme sind hierbei fix und fertig eingerichtet und können sofort genutzt werden.

2. Wenn Sie odoo oder ITISeasy.business bereits nutzen, aber noch kein ITISeasy.docs, dann können Sie hier einfach ein ITISeasy.docs nachbestellen. Im Falle von odoo benötigen Sie noch unser Modul, welches Sie direkt im Shop finden.

3. Sie haben noch ein altes DMS und wollen migrieren? Dann können unsere Consultants mit Ihnen gemeinsam einen guten „Schlachtplan“ entwickeln, der die Datenübernahme genauso berücksichtigt wie die Betriebsumstellung und Einbindung der Archivierung.

4. Und wenn Sie ein anderes Business-System nutzen, das Sie nicht mehr optimal unterstĂĽtzt, fragen Sie gern auch bei uns nach. Wir machen den Umstieg einfach und sicher.


FĂĽr weitere Möglichkeiten schauen Sie doch mal bei uns im  Shop  vorbei. 

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